キックオフミーティングで話し合うべき5つのこと【5S事例あり】
工場改善サービス㈱こんにちは！
工場改善サービス株式会社の田代です。
今日は、プロジェクトの始まりで行う、キックオフミーティングについて書きます。
5S、働き方、レイアウト変更など、チームで行うプロジェクトは避けて通れません。
そんな大事なプロジェクト。
でも、こんなお悩みありませんか？
・始めてみたものの、足並みが揃わない
・途中でやることが増え、収集がつかない
・毎回の会議が時間通りに終わらない
それも、全てキックオフミーティングの仕方が悪かったのかもしれません。
キックオフミーティングにもコツがあります。
今日は、最低話し合うべき5つのことをまとめて書いてみます。
最後に、最近弊社が支援した5Sプロジェクトのキックオフ事例も紹介します。
ぜひ最後まで読んでいってください😊
目次
話し合うべき5つのこと
目的、成果物、成功基準の策定
チームの方向性や目的、価値観を明確にし、全員が共通の目標に向かえるようにします。
判断に迷った時や行動指針としての役割を果たすため、
議論が分かれたときは
「そもそも何を目指していたのか？」
と議論の抽象度を上げると、収束しやすくなります。
また、プロジェクトの肥大化を防ぐ効果もあります。
（前職では、追加注文が増えて苦労しました。。。）
成功基準には以下4つの視点をいれると、よりテンションがあがります。
ぜひ言語化してみてください。
財務、顧客、人材育成、経営
役割分担表の策定
各メンバーの主な責任や役割を明確にします。
効果的なタスクの進行や責任を保つため必須です。
組織図イメージ
プロジェクトのルール設定
意思決定の権限や基準を明確にし、迅速な意思決定を可能にします。
誰が、どこまで判断して良いのか？
投資が伴う場合などは、金額など定量的に示す必要があります。
定期的なミーティングの設定
プロジェクトの進捗状況や課題を共有し、必要に応じて方針を修正します。
各部署の連携を強化し、情報の「聞いてない！！」を最小限にすることができます。
ミーティングは、最小限のもので良いです。
前職では毎朝15分で終えていました。
（やり方はまた別記事で解説しますね）
情報共有の仕組みの策定（ストレージ、チャットツール）
プロジェクトに関連する情報を全員がアクセスできるような仕組みを検討します。
（例：クラウドストレージや専用の共有フォルダなど）。
コミュニケーションの方法やツールの選定・導入。
どのような場面でどのツールを使うのか、情報共有の頻度や形式等。
個人的にはChatwork（無料）がおすすめです。他、Teams等でも。
運用リーダーまで決めると良いです。
【5S】キックオフミーティングの事例
某工場で先日、キックオフミーティングを行いました。
一番盛り上がったのは【１，目標、成果物、成功基準】の設定。
ある女性が「いつも台車が通らないから、せっかくならスイッと通るようにしたい😊」
と言ってくれたこと。
チームが1つに盛り上がり、キックオフは勢いを持って終えることができました。
目標、成果物、成功基準の例
みなさんの工場で進めるために
なんとなくの顔合わせに終わらないよう、5つを意識してみてください。
キックオフミーティングは、今後のプロジェクトを占う大切な会議です。
工場改善サービス㈱では、キックオフからプロジェクトに参加しています。
今なら、5Sチェックシートを配布しています。
このチェックシートをみながら、全員の気持ちを盛り上げませんか？
まずは、チェックシートの請求をしてください！
